Le monde du numérique est bel et bien là, nous sommes en plein dedans et cherchons à s’y adapter chaque jour : paiements en ligne, dématérialisation des procédures, déclarations en ligne, travail à distance, etc. Tout laisse penser que le monde va devenir de plus en plus dématérialisé. Vous n’avez pas reçu de lettres physiques depuis bien longtemps ? Normal, les e-mails sont maintenant de rigueur.
Alors, pour s’adapter à cette ère numérique ou pour gagner en professionnalisme, pour accomplir toutes les démarches nécessaires au quotidien et ne pas perdre sa liberté devant un monde qui mue si rapidement, voici quelques astuces qui vous permettront de rédiger vos e-mails plus sûrement et d’accomplir tout ce que vous souhaitez plus efficacement.
Se présenter correctement, écrire votre corps de texte dans un parfait français, choisir l’objet de votre e-mail afin de se faire comprendre rapidement, attacher des pièces jointes et les transmettre efficacement à vos destinataires en réduisant leur taille et en optimisant les temps de téléchargement… Petit tour d’horizon de tout ce qu’il vous faut savoir pour envoyer vos courriers électroniques.
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Se présenter correctement
Il est important, pour votre destinataire, de pouvoir vous identifier clairement et simplement dès la réception de votre e-mail. Cela commence par choisir une adresse e-mail claire et professionnelle qui permettra à votre interlocuteur de vous identifier. Vos nom et prénom doivent idéalement y figurer. Mais surtout, il faudra afficher votre nom correctement à la création de votre adresse e-mail afin que l’on ne puisse pas vous confondre avec une autre personne, mais aussi pour être pris au sérieux et ne pas avoir être pris pour un énième courrier spam.
Pour cela, allez dans les paramètres de votre boîte e-mail afin d’enregistrer clairement vos nom et prénom, en n’oubliant pas la majuscule à chacun afin de paraître plus professionnel. Une fois que vous vous êtes assuré que votre nom est bien identifiable, pensez à paramétrer une signature électronique avec vos informations de contact afin que le destinataire puisse retrouver aisément vos coordonnées comme votre numéro de téléphone. Rappelez votre nom complet, ajoutez votre logo ou site Web si vous en possédez un. Des détails qui feront toute la différence !
Écrire vos e-mails dans un parfait français
Une des choses les plus importantes lorsque vous rédigez un e-mail est de faire usage d’un français parfait : assurez-vous que votre orthographe est correcte, que vos tournures de phrases sont claires, que votre texte est suffisamment espacé pour permettre une lecture agréable.
Si vous n’êtes pas toujours certain de votre orthographe, vous pouvez installer sur votre ordinateur quelques outils qui viendront corriger votre texte automatiquement et suggérer des changements lorsqu’une faute est détectée. Par exemple, Scribens est un site qui propose une extension qui, une fois installée, pourra relire tous vos messages sur de nombreuses plateformes : Gmail, Hotmail, Yahoo!, Facebook, Twitter, LinkedIn, leboncoin, etc. Ainsi, vous pouvez être rassuré, certain que votre orthographe est vérifiée par un logiciel fiable qui vous corrige et vous suggère des changements lorsque cela est nécessaire.
Un autre logiciel est d’une grande efficacité : LanguageTool. Une fois son extension installée, LanguageTool relira tous vos e-mails et vos écrits en général, vous proposant des corrections opportunes. Cette extension vous permettra aussi d’utiliser de meilleures tournures de phrase et de vous exprimer de manière claire, efficace et agréable. Vous pourrez l’utiliser sur tous vos appareils : ordinateur PC, Mac, tablette, iPhone, iPad ou encore Android. Vous pourrez de cette manière vous assurer que votre écriture est toujours parfaite !
Ne craignez plus de faire des erreurs lors de l’envoi de vos messages et de vos e-mails et laissez la technologie vous aider dans cette tâche qui peut vous sembler compliquée. Envoyer un e-mail dans un français correct est désormais devenu facile et accessible à tous.
Attacher des pièces jointes à votre e-mail
Lorsque vous correspondez par e-mail, autant pour des besoins personnels que professionnels, il vous faut bien souvent attacher des pièces jointes. Faites-le intelligemment en choisissant des formats qui ne seront pas modifiés sur l’ordinateur de votre correspondant.
Pensez à privilégier les formats PDF à Word, si votre fichier n’est pas destiné à être modifié par votre correspondant. Si, au contraire, vous souhaitez que celui-ci puisse modifier le document, laissez-le en format Word. Dans le cas où votre document PDF serait de taille importante, pensez d’abord à compresser le fichier afin que celui-ci puisse être envoyé par e-mail aisément. En effet, l’envoi d’un fichier trop lourd peut parfois échouer. Par ailleurs, un fichier de trop grande taille peut allonger le temps de téléchargement, ce qui est peut-être désagréable pour votre destinataire, en plus de prendre beaucoup de place sur son ordinateur.
Choisir l’objet qui correspond le mieux à votre e-mail
Vous êtes sur le point d’envoyer un e-mail à votre destinataire, mais n’avez pas encore rempli le champ « objet » ? Ne faites pas l’impasse et choisissez un objet clair et percutant afin que votre destinataire s’intéresse à votre e-mail et sache immédiatement de quoi il s’agit.
Pour cela, soyez concis. Faites en sorte que votre objet ne fasse pas plus de trois ou quatre mots au maximum, et que l’on identifie clairement et rapidement le sujet de votre message. Soyez clair ; éviter les d’ambiguïtés et allez droit au but.
Pensez aussi à personnaliser votre objet. Par exemple, si vous envoyez une facture, n’hésitez pas à inclure le nom de la société qui émet la facture, le mois concerné et éventuellement l’année. Cela facilitera la vie de votre destinataire, lorsqu’il voudra retrouver cette facture dans sa boîte e-mail.
Enfin, évitez tout objet qui pourrait être identifié comme spam. Quelques exemples pour vous inspirer : demande de rendez-vous, suite à notre entretien, facture février 2023, inscription pilates 2023, demande de renseignements… Soyez clair et concis !
Avec le service de compression de fichier PDF d’Adobe, il vous suffit d’y déposer les documents que vous souhaitez envoyer par e-mail pour être compressés et rendus plus légers. Téléchargez-les après les avoir importés sur la plateforme et attachez-les ensuite à vos e-mails. Une astuce qui rendra votre travail plus efficace et professionnel lors de vos envois d’e-mails !
