Comment préparer une salle de conférence pour les réunions numériques ?

Comment préparer une salle de conférence pour les réunions numériques ?

Comment préparer une salle de conférence pour les réunions numériques ? Article recommandé : S’il doit y avoir une réunion au travail, la salle de conférence du bureau est souvent utilisée à cette fin. Mais que faire si toutes les personnes nécessaires à la réunion ne sont pas présentes (déplacement professionnel, télétravail, …) ? Nous vous montrerons comment préparer la salle de conférence pour les réunions numériques. La bonne salle de conférence Toutes les salles de conférence ne sont pas identiques. Si vous recherchez un bureau, vous devez également faire attention à l’équipement de la salle de conférence afin de trouver le bon local commercial. La salle est-elle correctement connectée à Internet ? Y a-t-il suffisamment d’espace à la table de réunion pour les conférences ? Le matériel nécessaire peut-il y être logé ? Bien sûr, tout le reste doit être parfait, mais la salle de conférence ne doit pas être négligée. Si tout vous convient, vous pouvez acheter le bureau (ou louer le bureau, selon vos besoins) Une bonne préparation La préparation d’une conférence « hors ligne » est relativement facile : mettre les tables et les chaises au bon endroit, préparer tous les ustensiles de présentation et peut-être aussi fournir des collations et des boissons. Une transformation numérique est nécessaire pour la réunion en ligne : La salle doit (sinon déjà avant) être équipée d’un internet sans faille. Au moins une caméra est requise qui a la salle et tous les employés dans cette salle dans son viseur. Bien sûr, ce serait mieux si tout le monde était équipé d’une caméra. Un microphone est également inclus pour que vous puissiez être entendu. Nous recommandons des casques afin que chaque utilisateur individuel puisse couper le son si nécessaire. Le même équipement est requis pour tous ceux qui ne sont pas présents (bureau à domicile, séjour à l’étranger, …). Le plus simple est d’équiper chacun d’un ordinateur portable/tablette. Dans la plupart des cas, la caméra et le microphone sont déjà intégrés aux appareils, et un casque supplémentaire est également conseillé. Mais à quoi bon le meilleur matériel sans le bon logiciel Logiciel pour les réunions numériques Afin de pouvoir communiquer entre eux en ligne, vous avez besoin du bon logiciel. Il existe d’innombrables fournisseurs, nous ne pouvons donc pas tous les nommer. Mais voici une sélection de fournisseurs courants :Skype Avec Skype, les appels vidéo de groupe sont gratuits jusqu’à dix participants. L’opération est très simple, mais il manque les fonctions commerciales importantes et typiques. Pour les fonctions métiers, le grand frère, Microsoft Teams, est le bon choix.Microsoft TeamsMicrosoft Teams fait partie de la gamme de produits Office 365 et est donc lié à de nombreux services comme Outlook, etc. De cette façon, les fichiers peuvent être édités directement dans l’environnement de travail des équipes, même par plusieurs personnes en même temps. Qu’il s’agisse de chats ou de visiophonie, tout est possible. Selon Microsoft, jusqu’à 10 000 participants peuvent rejoindre une réunion en ligne. Microsoft Teams peut actuellement être utilisé gratuitement jusqu’en janvier 2021 (à cause de Corona).ZoomZoom est un autre programme gratuit (dans sa version de base) dans lequel jusqu’à 100 participants peuvent se réunir au sein d’une conférence. Sur ces 100 participants, 49 peuvent être affichés sur un seul écran en même temps. GoToMeetingGoToMeeting est une solution cloud de LogMeIn qui peut être utilisée via une application de bureau ou mobile ainsi que via le navigateur. Après une phase de test de 14 jours, les coûts commencent à 10,75 € par mois. Selon le type d’abonnement, 10 à 250 participants sont possibles. Cisco WebEx WebEx de Cisco est plus adapté aux grandes entreprises, les réunions peuvent être tenues par jusqu’à 40 000 utilisateurs en même temps. Les fonctions suivantes sont disponibles :Votre propre écran peut être partagé avec d’autres pour la visualisationPendant les réunions et/ou les présentations, un tableau blanc visible peut être utiliséPlusieurs personnes peuvent travailler sur un même document en même tempsConclusion : Afin que la salle de conférence soit préparée de manière optimale pour les réunions numériques, vous avez besoin d’une connexion Internet sans faille et d’un équipement technique approprié (également pour les participants qui ne sont pas sur place). De plus, un logiciel de visiophonie est nécessaire et rien ne s’oppose à la réunion en ligne. Article recommandé : Publication : 29/05/2020 – C34794 – Crédits photos : © MagicDesk / (licence CC0)/ pixabay.com,

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À Propos de l'autrice

Betty Malois
C'est à travers ce blog que je vous fait part de toutes sortes d'astuce et de conseil sur l'actualité, le tourisme et toute sorte de nouveauté française ou d'ailleurs qui me passionne .