La réussite d’un évènement d’entreprise, séminaire, salon, porte ouverte, team-building, conférence, formation…, repose sur une bonne organisation. Quelques étapes préparatoires sont alors nécessaires pour ne rien laisser au hasard. Découvrez comment organiser un évènement d’entreprise en 2023.
Définir les différents éléments de l’évènement d’entreprise
Pour bien organiser un évènement d’entreprise, il est conseillé d’éclaircir quelques points essentiels. Il vous faut notamment :
- Déterminer le type et le format de l’évènement que vous voulez organiser. Pour ce faire, il est conseillé de fixer vos objectifs. Si vous souhaitez échanger avec d’autres professionnels dans votre domaine d’activité, par exemple, un congrès ou un séminaire est préconisé. Si vous voulez lancer un produit ou un service, un salon ou une foire sera plus adapté.
- Identifier votre audience. L’évènement d’entreprise s’adressera plutôt aux particuliers, aux professionnels, à vos clients ou à des leads. Cela permettra de choisir les activités à faire, le lieu le mieux adapté et le thème de l’évènement.
- Établir le budget nécessaire pour l’évènement. Il faut notamment penser à tous les postes de dépenses comme la location de la salle, les assurances, les équipements de sonorisation… À ce stade, vous pourrez penser aux éventuels financements possibles comme les subventions ou les sponsors.
- Déterminer la date, l’emplacement de votre évènement d’entreprise, et ainsi le type de local adapté (salle de réunion, hôtel…).
- Définir votre besoin en personnels (traiteur, hôtesses, serveurs, traducteurs…).
Les préparations à faire sont assez importantes et fastidieuses. Afin de vous aider dans l’organisation, vous pouvez contacter une agence spécialisée en évènement entreprise. Elle pourra vous épauler lors des différentes étapes préparatoires ou prendre entièrement en charge l’organisation de l’évènement.
Effectuer les préparations nécessaires
Une fois les différents éléments de votre évènement d’entreprise définis, vous pouvez passer à la réservation de la salle et au recrutement du personnel nécessaire. Il vous faudra également :
- Louer les équipements de sonorisation nécessaires ;
- Louer tous les matériaux et fournitures nécessaires ;
- Rédiger et envoyer les invitations ;
- Préparer tous les supports nécessaires pour l’évènement ;
- Préparer les activités ;
- Acheter tous les accessoires et articles nécessaires ;
- Élaborer le planning de l’évènement ;
- Monter un rétro-planning ;
- Décorer et équiper la salle ;
- Etc.
Communiquer sur l’évènement d’entreprise
En 2023, la communication sur l’évènement d’entreprise doit se fait sur différents canaux. Il faudra alors élaborer une stratégie de communication évènementielle. En effet, les opérations à effectuer va dépendre de votre budget et de votre cible.
La communication sur votre évènement d’entreprise peut se faire :
- Sur votre site web : vous pouvez relayer les informations nécessaires sur votre site et effectuer des travaux de référencement autour l’évènement si nécessaire ;
- Sur les réseaux sociaux : communiquer sur les réseaux sociaux permet d’atteindre facilement votre public. Le choix de la plateforme va dépendre de votre cible (professionnel ou particulier) ;
- Par mail : vous pouvez directement envoyer les invitations pour l’évènement par mail. Pour ce faire, vous devriez avoir une base de données préétablie.
- Par la presse et les médias : il est également possible de rédiger un communiqué de presse pour faire connaître votre évènement.
Une fois l’organisation terminée, il ne vous restera plus qu’à assurer le bon déroulement de votre évènement d’entreprise le jour-J.
